Determine o que delegar
Concentre-se nas tarefas que ajudam a sua carreira. Primeiro, reserve 15 minutos para escrever uma lista de tarefas completa. Isso permite que você clareie sua mente e mude seu foco para a ação, diz Tiffany Dufu, autora de Solte a bola: conseguindo mais fazendo menos . Avalie cada tarefa em relação ao panorama geral: o que realmente impulsionará o sucesso de um projeto ou o ajudará a garantir uma promoção? Mude sua perspectiva de 'O que precisa acontecer hoje?' Para 'O que estou tentando alcançar?', Aconselha Dufu.
Agende seu horário. O dia tem apenas 24 horas - e você precisa dormir. Ver sua lista de tarefas completa o fará pensar: Quando vou realmente fazer tudo isso? diz Mary Jane Nirdlinger, gerente assistente da cidade de Chapel Hill, Carolina do Norte. Responda a essa pergunta usando seu calendário para planejar e programar suas tarefas - calculando o tempo para preparar o cérebro, comer e verificar e-mails - exatamente como faria em uma reunião, diz ela. Encha esses blocos de tempo também. Tendemos a subestimar quanto tempo leva para fazer as coisas, diz Dufu. Você vai perceber rapidamente que só pode caber um pouco. E se algo ainda for uma prioridade, você terá que encontrar outra pessoa para fazer isso, diz Nirdlinger.
Priorize tarefas que só você pode fazer. Essas não são coisas que você necessariamente pode fazer melhor; são coisas que só você tem as habilidades, rede ou conhecimento político para lidar, diz Dufu. Você pode ser o único que pode fazer o discurso, mas pode pedir ajuda na preparação dos slides da apresentação, diz ela. Mantenha tudo o que requer seu ponto de vista distinto. Eu nunca delegaria nada que exija autenticidade verdadeira, como minha voz em minha escrita ou controle sobre meu menu, diz Vivian Howard, uma chef em Kinston, Carolina do Norte, e autora do livro de receitas Deep Run Roots . Evite delegar tarefas que você realmente gosta de fazer, por mais triviais que sejam. Isso contribui para sua felicidade geral no trabalho, diz Nirdlinger. Talvez você adore reservar seus próprios voos para viagens de negócios (e seja muito exigente quanto a escalas).
Atribuir Efetivamente
Descubra o superpoder de todos. Reserve um tempo para conhecer melhor seus companheiros de equipe e suas habilidades únicas. Cada enfermeira tem uma característica individual incrível, seja isso desmistificar o jargão médico para os pacientes ou ser a melhor coleta de sangue, diz a ex-enfermeira psiquiátrica Elizabeth Scala, autora de Pare o esgotamento da enfermeira . Depois de encontrar seu guru do PowerPoint ou profissional de atendimento frio, é mais fácil confiar a tarefa de assinatura à pessoa.
Identifique oportunidades de crescimento. Dê a todos a chance de brilhar. Delegar não é apenas sobre você. Trata-se de capacitar as pessoas a crescer e experimentar algo novo, diz Nirdlinger. Se você não consegue parar de estar ocupado por tempo suficiente para delegar, você está segurando sua equipe. Pergunte a si mesmo: quem realmente poderia se beneficiar dessa experiência ou desse desafio? diz Laura Vanderkam, autora de Eu sei como ela faz isso . Se houver alguém que aprenderia com o contato com um novo departamento, envie-o para uma reunião em seu lugar.
Peça voluntários. Às vezes, estamos tão atolados em nossas ocupações que não recuamos e vemos quem está por perto para ajudar, diz Nirdlinger. Ela recomenda dizer à sua equipe: Estou me sentindo sobrecarregada. Há alguma coisa que você percebe que estou fazendo e que acha que poderia ajudar? As pessoas gostam de ser úteis, diz Nirdlinger: Isso as faz se sentir valorizadas. Como coordenador voluntário da Habitat for Humanity em Knoxville, Tennessee, Trinity Edgar solicita feedback e pergunta aos voluntários qual tarefa eles gostariam de assumir. Queremos ter certeza de que eles estão confortáveis enquanto os pressionamos para expandir seu nível de conforto, diz ela.
Delegue em todas as direções, incluindo para cima. Às vezes, um colega é a melhor pessoa para o trabalho em questão; às vezes, uma tarefa que levaria horas pode ser realizada por um gerente com uma ligação. Deixe a pessoa saber que sua experiência ou envolvimento levará à vitória da empresa. Esteja atento à sua linguagem, diz Lindsey Pollak, autora de Tornando-se o chefe . Use a palavra apoio, assistência ou orientação em vez de delegar. Para um colega, Dufu sugere dizer, eu realmente poderia usar seu apoio para resolver esse problema. Você pode assistir a essas três reuniões em meu lugar e fornecer sua visão perspicaz? Para um gerente, diga: você assumir essas duas coisas removerá algumas barreiras enormes para o projeto. Você não está tirando as tarefas do seu prato; você está expressando o que precisa ser feito para cumprir esta tarefa fora do estádio.
Comunique a Tarefa
Estabeleça expectativas claras. Clareza é vital quando você delega qualquer tarefa. Explique exatamente o que você precisa e concorde com o resultado, diz Stacy Brown-Philpot, CEO da TaskRabbit. Seja específico (o mais rápido possível significa amanhã ou às 17h de hoje?) E não presuma que alguém vai fazer a tarefa da maneira que você faria naturalmente. Gerações diferentes usam ferramentas diferentes, diz Pollak. Se você quiser que alguém escreva à mão uma nota de agradecimento em vez de enviar um e-mail, diga exatamente isso.
Mostre, não diga. Demonstre como é o sucesso. Ouvir uma ligação de vendas e ouvir exatamente o que você diz e como responde geralmente é um treinamento melhor do que qualquer script, diz Pollak. Ou dê ao seu colega de trabalho cinco exemplos de como é a excelência e exemplos do que não deve ser feito. Depois que essa pessoa o seguir por algum tempo, diz Scala, seja direto e pergunte: Você se sente confortável agora para fazer isso sozinho?
Anuncie o lado positivo de cada tarefa. Sejamos honestos: poucas pessoas ficam entusiasmadas com a ideia de reservar uma sala de conferências ou organizar uma sala de suprimentos. Mesmo que o seu pedido não seja sexy, expresse-o com entusiasmo. As pessoas estão ansiosas para aprender e ansiosas para ajudar quando a solicitação é posicionada como uma oportunidade, diz Dufu. Por exemplo, se você precisa que alguém faça anotações em uma reunião executiva, diga: Esta reunião é uma chance para você obter uma janela para a política desta empresa. Eu adoraria que você comparecesse e fizesse anotações. Howard acrescenta um lembrete: ser um delegador não é ser um ditador. Seja legal sobre isso.
Avalie se está funcionando
Decida como você fará o check-in. Depois de transferir a propriedade, determine como você receberá as atualizações. Configure algo que funcione com ambas as personalidades, diz Nirdlinger. Crie uma linha do tempo e seja específico sobre o que você espera em cada ponto de verificação, diz Brown-Philpot.
Solucione problemas juntos. Se a delegação não estiver indo bem, seja honesto sobre o que não está funcionando. Faça uma série de perguntas honestas: Você tinha todas as informações de que precisava? Você precisa de treinamento? Isso é algo que você se sente confortável em fazer? Participe da solução para transformar a conversa de defensiva em tática, diz Nirdlinger.
Role com isso. De vez em quando, você só precisa se comprometer. Às vezes, não consigo articular minha visão de uma forma que seja compreensível, diz Howard. Você tem que estar aberto para a maneira de outras pessoas de fazer as coisas e fazer ajustes ao longo do caminho. Mesmo que a tarefa não tenha sido feita com perfeição, se você tiver tempo para se concentrar em outro projeto importante ou sair cedo o suficiente para ir à academia ou acomodar as crianças, isso é uma vitória definitiva.
