Você precisa de férias. Seu cérebro precisa de férias. A pesquisa mostra que o tempo de inatividade torna você mais produtivo, menos sujeito ao esgotamento e um funcionário mais feliz e saudável, diz a economista Caroline Webb, autora de Como ter um bom dia ($ 16; amazon.com ) As pessoas que tiram férias são mais eficazes no regresso e têm mais probabilidade de receber promoções e aumentos, acrescenta ela. No entanto, 52 por cento dos americanos não usam todos os seus dias de férias, de acordo com uma pesquisa da U.S. Travel Association. Os principais motivos citados: Eles temem que pareçam substituíveis e se sentem desconfortáveis ​​em confiar nos colegas. Veja como evitar essa armadilha e realmente aproveitar seu tempo longe.

1. Peça uma folga o mais rápido possível.

Quem madruga tem a primeira escolha de datas. Além disso, ter tempo suficiente para planejar sua ausência permite que você seja mais estratégico ao delegar e organizar seu trabalho. Uma ideia para impulsionar a camaradagem nas férias: Escolha seus dias coletivamente. Isso dá aos gerentes a chance de incentivar as férias e proteger uns aos outros no escritório. Não deve haver reclamação quando alguém pede para tirar férias, diz Laura Vanderkam, autora de Fora do relógio: sinta-se menos ocupado enquanto faz mais coisas ($ 15; amazon.com ) Pergunte: como dividimos o ano para que haja sempre cobertura? Quando são as épocas mais movimentadas do ano? Quando são as férias e as férias escolares? Quem não deveria estar fora do escritório ao mesmo tempo?

2. Escolha sua equipe de backup.

Com seu gerente, decida quem deve cobrir você durante sua ausência. Designe um ponto de referência e aliste vários colegas para realizar várias tarefas. Se você dirige o departamento, veja isso como uma oportunidade de capacitar as pessoas a experimentarem novas habilidades ou treiná-las em aspectos de seu trabalho, diz Vanderkam. Também é um ótimo teste para alguém que você está pensando em promover. Chame aqueles que estão pedindo responsabilidades adicionais e evite aqueles que já podem estar sobrecarregados com outros projetos.

3. Compartilhe sua programação de férias.

Um mês antes, diga a seus clientes, fornecedores e colegas importantes quando você partirá. Não tente esconder o seu tempo de férias, diz Webb. Ser claro sobre isso permite que todos façam um plano que minimize a incerteza estressante. Envie-lhes um recado com as datas das férias e o plano de cobertura e pergunte: O que precisamos fazer antes disso? O que podemos fazer até eu voltar?

4. Priorize suas tarefas.

Automatize o que você puder. Você pode agendar postagens de blog, boletins informativos para clientes e até mesmo e-mails. Em seguida, faça uma lista do que você deve realizar antes de partir. Kate Northrup, autora de Faça menos ($ 17; amazon.com ), sugere que se faça três perguntas. Primeiro: isso precisa ser feito? Isso pode ajudá-lo a perceber o que é realmente essencial, diz ela. Segundo: isso precisa ser feito por mim? Se a resposta for não, a quem você pode pedir para fazer isso? Temos a tendência de superestimar quanto tempo temos e subestimar os outros jogadores em nossas vidas, diz Northrup. Terceiro: isso precisa ser feito agora ou posso esperar até que eu volte? Pule ou delegue qualquer coisa que não seja aprovada e diga ao seu chefe e à sua equipe as tarefas que você terminará antes de ir.

5. Prepare seus backups.

Uma semana antes de suas férias, analise com sua equipe de apoio uma lista detalhada de grandes projetos e tarefas diárias que exigirão entrada ou execução. Armazene todos os arquivos necessários em um local central e acessível, como o Google Drive ou Dropbox, diz Laurie Palau, uma treinadora organizacional e autora de Hot Mess: um guia prático para se organizar ($ 15; amazon.com ) Mostre aos seus backups o que está acontecendo - leve-os a reuniões importantes e apresente-os a clientes ou colegas com quem trabalharão em seu nome.

6. Escreva uma mensagem de ausência temporária.

Não pule esta tarefa. Mantenha sua resposta automática curta e direta: mencione os dias em que você estará fora e a pessoa para enviar e-mail com perguntas. (Você não precisa ser inteligente. Não preciso saber que você está 'finalmente tirando férias muito necessárias', diz Vanderkam.) Se houver perguntas que você faz constantemente por e-mail, por exemplo, Como posso solicitar uma concessão? —Inclua links para páginas da web com respostas ou crie um documento de perguntas frequentes. Qualquer coisa que você puder fazer para evitar e-mails excessivos tornará a transição mais suave posteriormente.

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7. Crie regras para trabalhar durante as férias.

Embora haja muitos benefícios em desconectar completamente, nem sempre é realista. Talvez seu objetivo seja estar presente com seus companheiros de viagem, mas acessível para janelas curtas. O que funcionará melhor para suas férias? Se seus filhos adolescentes dormem até tarde, você pode verificar o e-mail todas as manhãs por 30 minutos. Se você estiver em uma viagem de carro, poderá receber chamadas durante um longo período de condução. Antes de sair, estabeleça com sua equipe como e quando você fará o check-in e sobre o que deseja atualizações. Seja o mais específico possível: o que eles devem fazer se algo der errado? Quando eles devem tocar na base? Se você definir limites claros, as pessoas se organizarão em torno deles, diz Northrup. Cumpra suas regras - quando essa janela de tempo acabar, pare de trabalhar. Isso evitará que sua família ou companheiros de viagem fiquem infelizes e que sua equipe se sinta como se você estivesse microgerenciando das férias, diz Vanderkam.

8. Embale um caderno.

Quando seu cérebro faz uma pausa no trabalho e na tomada de decisões constantes, ele processa e consolida todas as informações que você recebeu e começa a fazer conexões, diz Webb: Quando você 'dorme' em algo, você se sente mais calmo e mais capaz de enfrentar um problema. Multiplique isso por cinco dias e você verá como voltará com uma abordagem nova e uma nova motivação. Você provavelmente obterá insights ou descobrirá ideias valiosas enquanto estiver fora. Tenha um caderno ou diário com você para registrar seus pensamentos para que possa consultá-los quando retornar.

9. Construir em um buffer.

Se você tem controle sobre seu calendário, evite agendar um bloco de reuniões no primeiro dia de volta. E embora sua caixa de entrada esteja acenando para você, não tente recuperar o e-mail imediatamente. É mais eficiente falar com todas as pessoas com quem você trabalha, pessoalmente ou por telefone, e perguntar: 'O que eu perdi? O que precisa da minha atenção primeiro? 'Diz Vanderkam. Se alguém lhe enviou um e-mail urgente, é provável que ele entre em contato com você.

10. Domine a avalanche de e-mail.

Depois de se acomodar, resolva sua caixa de entrada. Classifique seus e-mails de forma que primeiro leia aqueles de remetentes VIP: seu chefe, um cliente importante e assim por diante. Em seguida, classifique pela data de recebimento. Faça uma passagem rápida para e-mails que requerem uma resposta para que você tenha uma lista de tarefas clara; arquive todos os que você tiver copiado. Em seguida, exclua em lote todas as promoções, boletins informativos e mensagens indesejadas (classificar por remetente acelera esse processo). E, finalmente, pegue leve consigo mesmo. Responder um e-mail amanhã, em vez de hoje, prejudicará sua carreira? Nós criamos muito drama e ansiedade por ter itens de tarefas pendentes não verificados ou e-mails não lidos, diz Northrup, mas você precisa se sentir confortável com o fato de que nunca haverá um dia no futuro quando você chegará a todos os itens. Vá devagar, pendure um souvenir e saboreie o brilho das suas férias.