COMO ARMAZENAR E ORGANIZAR DOCUMENTOS IMPORTANTES EM CASA

Mesmo o arquivo mais bagunçado e cheio de documentos pessoais pode ser submetido à luta - você só precisa de algum tempo, paciência e uma estratégia sólida de armazenamento de papel. Quer você tenha acabado de sair da escola e esteja se tornando adulto pela primeira vez, ou more em uma casa cheia de crianças, cada uma com seu próprio conjunto de documentos pessoais importantes, você precisa de um sistema de armazenamento de papel para toda a vida que pode ajudá-lo a classificar tudo, desde pedidos de seguro até extratos de cartão de crédito. Veja como tornar a localização e o arquivamento de documentos importantes o mais fácil possível em casa.

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1. Organize as pilhas

Comece classificando sua papelada em categorias (família, escola, animais de estimação). Destrua documentos desatualizados ou desnecessários que contenham informações pessoais, como seu nome, endereço e, especialmente, do Seguro Social ou número de cartão de crédito. Documentos menos sensíveis podem simplesmente ser reciclados.

2. Classifique com facilidade

Crie rótulos com categorias gerais listadas primeiro, seguidas por descrições mais restritas (Medicina: Julie ou Impostos: 2017). Use pastas de papel manilha com todas as guias à direita ou à esquerda - elas são mais rápidas de folhear do que as guias de posições variadas - e coloque-as em ordem alfabética.

3. Dimensione apropriadamente

Determine quanto espaço de armazenamento você precisa. Se você mantém a maioria de seus arquivos digitalmente, por exemplo, não use um arquivo grande. É uma perda de espaço e você pode ficar tentado a enchê-lo com arquivos desnecessários ou itens que não pertencem a um arquivo. Em vez disso, opte por uma caixa de arquivo de desktop.

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4. Considere a frequência

Os locais de armazenamento remotos (pense em prateleiras altas em armários menos usados) são lugares perfeitos para arquivar arquivos como declarações de impostos e extratos bancários. Reserve locais de fácil acesso para itens de que você precisa com mais regularidade, como formulários escolares e receitas.

5. Crie uma plataforma de pouso

Configure uma área de entrega diária em uma área de alto tráfego, como a cozinha, para receber correspondência e papelada. Designar um único local evitará que as pilhas se acumulem por toda a casa. Uma caixa de entrada ou cesta fixada na parede economizará espaço e deixará claro quando os itens estão transbordando e precisam ser resolvidos. Filtre o lixo eletrônico e o papel de preenchimento antes de adicionar qualquer coisa à área de recebimento. Trate dos itens que chegam aqui pelo menos duas vezes por semana e, em seguida, arquive ou recicle-os.

6. Mantenha-o organizado

Faça uma grande varredura em seus arquivos acessados regularmente a cada três a seis meses. Arquive ou destrua documentos que não sejam mais relevantes. As declarações de impostos e os documentos relativos a reparos domésticos devem ser mantidos por pelo menos três anos.

Bônus: ficar sem papel

A organização digital de documentos obviamente apresenta menos desafios de espaço, e a ferramenta de pesquisa do seu computador pode ajudá-lo a encontrar exatamente o que procura. Siga as mesmas orientações para rótulos digitais e físicos. Faça backup de arquivos em um disco rígido externo ou use um serviço de armazenamento em nuvem, como o Google Drive. O Evernote Scannable aplicativo (gratuito; ios ) ajuda a converter rapidamente arquivos de papel em digitais.