No mundo do trabalho, existem poucas siglas mais bem-vindas do que OOO. Além de ser o portal da promessa de uma existência despreocupada, colocar uma mensagem fora do escritório em seu e-mail do trabalho é uma maneira prática de permitir que colegas de trabalho e clientes saibam que você será difícil de alcançar - senão inacessível - por uma certa quantidade de Tempo. Então, embora não haja necessidade de pensar demais (você não está escrevendo um romance aqui), importa o que você inclui.

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Pode parecer um pouco estranho e robótico pré-escrever uma mensagem fora do escritório, mas é necessário e útil para qualquer pessoa que possa tentar alcançá-la enquanto você está tomando Mai Tais na praia ou caminhando em Machu Picchu. (Além disso, definir uma mensagem de ausência ajudará você a se desconectar e relaxar se tiver problemas para deixar o trabalho no trabalho.) Aqui está o que dizer (e o que não dizer) em sua resposta automática de férias.

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1. Inclua uma saudação e finalização.

Claro, como você começa uma mensagem OOO dependerá de suas preferências pessoais e ambiente de trabalho. Embora um grande 'olá' não seja absolutamente necessário, você tem que começar de algum lugar, e é bom adicionar um toque humano. Se pular direto para o que estou atualmente fora do escritório ... parece muito estranho e distante para você, acalme-se com um simples, Olá, ou Obrigado por seu e-mail.

O mesmo se aplica à sua assinatura. Sinta-se à vontade para encerrar com a data de seu retorno, mas se fizer sentido encerrar com algo como 'Obrigado!', 'Atenciosamente, (seu nome)' ou 'Tenha um ótimo fim de semana (ou insira feriado aqui)! ', vá em frente.

2. Inclua quanto tempo você ficará fora.

Mencione as datas de início e término: estarei viajando de 3 a 7 de julho e não verificarei e-mail. Responderei sua nota assim que puder quando voltar ao escritório em 8 de julho. (Não se esqueça de desligar a resposta automática de férias quando voltar!).

3. Inclua se você irá ou não verificar o e-mail.

Uma mensagem de ausência não é útil apenas quando você está saindo totalmente do controle. Você pode estar viajando a trabalho ou trabalhando remotamente, tornando a comunicação esporádica e a conexão WiFi duvidosa. Se você não for verificar ou responder a e-mails, diga (veja o exemplo acima). Caso contrário, é útil definir uma mensagem avisando as pessoas que você não será acessível de forma confiável devido a viagens ou obrigações no local. É tudo uma questão de definir expectativas para aqueles que tentam alcançá-lo. Por exemplo: Obrigado pela sua nota! Estarei viajando para uma sessão de fotos até 3 de julho e verificarei o e-mail periodicamente / tenho acesso limitado ao e-mail e pode demorar para responder.

4. Inclua como entrar em contato com você (se houver).

Se você estiver disponível em alguma capacidade, descreva como exatamente entrar em contato. Por exemplo: Não irei checar meu e-mail, mas se você precisar entrar em contato comigo por qualquer motivo, por favor, me contate pelo meu celular ... Ou: Se for urgente, sinta-se à vontade para me enviar um novo e-mail em (data que você retorno), portanto, está no topo da minha caixa de entrada. Ou: Para solicitações urgentes, entre em contato com (nome de um assistente, colega, freelancer ou outra cobertura interna disponível). Antes de incluir as informações de contato de outro colega de trabalho em seu OOO, esclarece-o - mesmo se você for seu superior, um aviso ainda é uma boa cortesia.

5. Evite detalhes pessoais desnecessários.

Se você estiver em licença maternidade / paternidade ou se casar naquele fim de semana (!), Não há problema em incluir, mas isso é o máximo que o compartilhamento pessoal precisa ir em uma resposta automática. Pense em como você pode reagir a uma mensagem de ausência de alguém mencionando muitos detalhes pessoais. Você quer que a pessoa na extremidade receptora saiba a) se você vai ou não responder ao e-mail dela, eb), quando ela pode esperar uma resposta sua. Qualquer outra coisa é provavelmente TMI, portanto, mantenha-o simples.

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