Quer você precise cancelar a celebração do seu casamento devido a precauções da COVID-19 ou outras circunstâncias imprevisíveis, saber por onde começar pode ser uma grande dor de cabeça. Isso vale tanto para a logística e o impacto emocional. Entre cancelar ou reagendar a data do local para comunicar informações atualizadas aos convidados, pode se transformar em uma provação esmagadora muito rapidamente.

Para descobrir como os casais podem enfrentar o problema da forma mais perfeita possível, contatamos o planejador de eventos Rebecca Gardner . Em primeiro lugar, ela quer que todos saibam que tudo vai ficar bem.

Este é um momento extraordinário e devastador para tantas pessoas - meu coração está com todos os nossos clientes que tiveram que adiar seus casamentos, diz Gardner.

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Tente mudar a data - não cancelá-la

A menos que você e seu parceiro decidam que cancelar totalmente é o movimento certo para você, Gardner incentiva os casados ​​a não se desesperar e fazer tudo ao seu alcance para reagendar. Adie - não cancele! Imagine como seus amigos e familiares ficarão animados para dançar, beber, abraçar e comemorar depois de uma longa quarentena . Não consigo pensar em uma celebração mais entusiástica do que um P.C.W. (Post Corona Wedding), ela diz.

Além de razões sentimentais, Gardner garante que mudar a data em vez de excluí-la dos livros deve ajudá-lo a evitar a perda de quaisquer depósitos.

Se você precisar cancelar [qualquer um de seus fornecedores] completamente, ligue o mais rápido possível. Eles devem ser mais compreensivos, dadas as circunstâncias, e prometemos (infelizmente) que você não será a primeira pessoa com quem eles terão que ajudar nesse processo.

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Encontre uma nova data

Por falar em depósitos, Gardner o incentiva a ir em frente e pagá-los. O COVID-19 é considerado um ato de Deus para a maioria dos planos de seguro de eventos, potencialmente dando a ambas as partes alguma leniência quando se trata de pagamentos e contratos. Dito isso, esteja pronto para se manter firme nas novas datas desejadas com o local, o fotógrafo e qualquer outro fornecedor com quem você espera continuar trabalhando.

maneira mais fácil de embalar e mover

Haverá uma escassez de locais disponíveis no outono de 2020, diz Gardner. Minha equipe empurrou seis meses de eventos para o outono, e ainda não tivemos um fornecedor que não quisesse mudar a data.

Atualize todos os contratos.

Coloque todas as programações revisadas recentemente em contratos atualizados com sua nova data. Primeiro determine um cronograma atualizado de entregas com os fornecedores, depois pague seus depósitos prontamente e coloque os cronogramas revisados ​​por escrito, diz Gardner.

Seja flexível.

E se a sua primeira escolha de local for reservada na data reprogramada? Mais uma vez, você pode descobrir que muitas outras pessoas decidiram empurrar suas comemorações para a mesma temporada que você agora está de olho. É aqui que você pode ter que fazer um pouco de trabalho braçal para encontrar outro local.

Se sua primeira opção não estiver disponível, não entre em pânico, diz Gardner. Pense em outros locais criativos que acomodam o seu número de convidados - algo um pouco fora da caixa, como um museu, galeria, uma casa histórica ou uma barraca em um parque paisagístico.

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Lidar com convites e comunicar-se com os convidados

Um dos fatores mais inesperados no orçamento de qualquer casamento é a rapidez com que aumenta o custo dos produtos de papel. Se você já imprimiu convites de casamento ou se é tarde demais para cancelar seu pedido, não se preocupe. Mesmo que você já tenha enviado convites oficiais, a melhor solução é avisar a todos (via e-mail provavelmente é mais fácil) que uma atualização digital está chegando e, por favor, fique atento.

Estamos usando Postagem sem papel para alertar os convidados de que a data mudou. É a opção mais rápida e elegante, diz Gardner. Certifique-se de incluir informações sobre a nova data do casamento e instruções sobre como transferir reservas de hotel por blocos de quartos.

Você pode dar um passo adiante para seus hóspedes e entrar em contato com hotéis onde você fez bloqueios de quartos para tentar negociar reembolsos para eles. Novamente, dadas as circunstâncias, os hotéis serão compreensivos, até ansiosos, para remarcar as acomodações em uma data futura.

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