COMO USAR EFICAZMENTE MENSAGENS INSTANTÂNEAS NO TRABALHO

Seu escritório usa uma plataforma de mensagens instantâneas como Slack ou Google Hangouts? No momento, você só pode usá-lo para bater um papo com seu melhor colega de trabalho ou enviar um ping rápido para seu chefe para dizer que está atrasado. Mas se você não está aproveitando as vantagens do IM para agilizar a comunicação de trabalho e promover uma colaboração eficaz entre sua equipe e outras equipes, você deve. Esta é a maneira certa - e na hora certa - de usar mensagens instantâneas no trabalho.

IM ou email?

Esse e-mail de uma frase, resposta de duas palavras ou olá rápido funciona bem em um sistema de mensagens como o Slack. Também é perfeito para conversas contínuas que exigem muitas idas e vindas - aquelas que não necessariamente merecem uma designação, reunião presencial ou chamada telefónica , mas é melhor deixar as mensagens instantâneas para poupar as caixas de entrada de e-mail de todos. Embora o e-mail continue sendo necessário para a comunicação externa, uma plataforma de mensagens pode reduzir seriamente o volume interno de e-mail.

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Organize-se.

A verdadeira força de uma plataforma de mensagens é a capacidade de catalogar e organizar informações, diz Anna Pickard, chefe de comunicações de marca da Slack. “Ao contrário do e-mail, que pode ser excluído automaticamente com o tempo ou desativado quando alguém sai da empresa, os arquivos e informações compartilhados no Slack estão sempre disponíveis”, diz ela, “o que dá aos novos funcionários a vantagem do conhecimento do grupo”. Organização é fundamental. Crie canais por tópico ou projeto e convide as pessoas relevantes para a conversa. Precisa conversar um a um? Use a função de mensagem direta para que as discussões nos canais fiquem focadas no tópico.

Seja breve.

Pickard aconselha manter as mensagens digeríveis usando marcadores e até emoji. Se algo precisa ser discutido ou explicado com mais detalhes, inicie um tópico separado; no Slack, basta clicar no balão de bate-papo abaixo de uma resposta. Pense neste tópico como uma barra lateral: é hiperespecífico e permite que você elabore um tópico sem atrapalhar a conversa maior.

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