COMO ESCREVER E-MAILS EFICAZES NO TRABALHO. REAL SIMPLES

Se você já recebeu um e-mail de um colega com instruções excessivamente prolixas, solicitações confusas ou caminho muitos destinatários desnecessários incluídos, você sabe da importância da comunicação eficaz por e-mail no trabalho. E-mails enviados sem organização ou pensamento podem realmente obstruir o fluxo de trabalho, geralmente incomodar as pessoas e causar falhas de comunicação evitáveis.

Então, como você cria um e-mail claro e eficaz que atinja o equilíbrio certo entre detalhado e conciso; aquele que aborda todos os tópicos certos para todas as pessoas certas envolvidas? Primeiro você precisa saber quando algo deve ser enviado por e-mail, ao contrário de uma mensagem direta, encontro pessoal , ou chamada telefónica . Os e-mails são ideais para enviar listas mais longas de instruções, fazer check-in de um projeto ou compartilhar arquivos. A comunicação por e-mail também garantirá um registro por escrito de todas as conversas importantes que você precisará consultar posteriormente. Aqui estão seis coisas que todos os redatores de e-mail eficazes fazem antes de clicar em 'enviar'.

1. Maximize a linha de assunto

Em primeiro lugar, você desejará adaptar a linha de assunto à mensagem e / ou à sua resposta. Você está escrevendo para alguém que lhe enviou um e-mail na semana passada? Não abra uma mensagem antiga e não relacionada e clique em 'responder' - é o seu destinatário que se esqueceu exatamente do que escreveu para você há uma semana. Ajude a orientá-los e redigir uma resposta com uma linha de assunto nova que reflita o novo tópico ou sua resposta à mensagem (por exemplo, Informações básicas sobre nosso mais novo cliente, Jane Doe ou Instruções para nossa nova casa em Cleveland), diz Peggy Duncan, uma especialista em produtividade pessoal em Atlanta. Você terá menos probabilidade de confundir o destinatário e sua mensagem será mais fácil de encontrar mais tarde.

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Em segundo lugar, seja específico. Por exemplo, aqui está uma linha de assunto vaga / incorreta: Reunião de equipe. Agora, aqui está um melhor: traga este anexo às 14h00 reunião de equipe. Quando você inclui detalhes, como uma ação necessária ou os detalhes de onde e quando, você ajuda o destinatário a avaliar instantaneamente a importância da sua mensagem, diz Marsha Egan, autora de Inbox Detox e o hábito da excelência no e-mail ($ 20; amazon.com ) Também os ajudará a lembrar de concluir a tarefa necessária.

Não tem certeza de qual deve ser o assunto? Pense nas palavras-chave que você usaria se tivesse que encontrar o e-mail mais tarde, diz Nick Morgan, autor de Você pode me ouvir? Como se conectar com pessoas em um mundo virtual ($ 11; amazon.com )

2. Forneça instruções detalhadas

A clareza das instruções escritas pode melhorar ou prejudicar a eficácia de um e-mail comercial. Se você estiver atribuindo as respectivas tarefas a um grupo de pessoas, divida-as por pessoa e use marcadores para ajudar todos a saber exatamente em que você precisa da ajuda de cada um, especificamente.

3. Escolha os destinatários com cuidado

Escreva o e-mail antes de adicionar os destinatários, diz Vanessa Van Edwards, autora de Cative a Ciência do Sucesso com as Pessoas ($ 12; amazon.com ) Isso não apenas evitará o temido envio acidental, mas também permitirá que você adicione destinatários com base no conteúdo do e-mail. Quer evitar aquelas longas cadeias de e-mail com várias pessoas? Se você precisa de várias pessoas para comentar sobre algo, como um documento, considere a criação de um arquivo compartilhável (como um Google Doc), onde todos podem propor alterações em um espaço sem enviar mil e-mails.

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4. Corte a linguagem drenante

Enviando e-mail sobre um problema que precisa ser consertado? Em vez de se tornar poético sobre o que é uma chatice ou de quem é a culpa, concentre-se no ação necessária para resolver um problema. Por exemplo, em vez de dizer, 'O cliente tem um problema com nossa apresentação e vai ser difícil consertar', tente, 'Eu adoraria sua ajuda para consertar algo que o cliente mencionou em nossa ligação'. Isso vai fazer dando feedback negativo ou solicitar tarefas desagradáveis por e-mail mais eficaz.

5. Incluir instruções de resposta

Mesmo quando seu e-mail não exige uma resposta (estarei em uma consulta médica nas próximas duas horas ou você pode entregar seu relatório amanhã em vez de hoje), muitas pessoas se sentem obrigadas a reconhecer com um OK ou Obrigado. Dê a essas pessoas uma saída fácil. Se você não quiser ouvir de volta, inclua 'Não há necessidade de resposta' no final de sua mensagem, diz Duncan. Isso economiza tempo nas duas pontas e evita que e-mails inúteis se acumulem nas caixas de entrada. Além disso, não hesite em escrever Obrigado com antecedência quando estiver fazendo uma pergunta a alguém. Isso o impedirá de se sentir tentado a enviar um agradecimento de uma linha quando a pessoa responder.

6. Não seja muito pessoal

Os e-mails são para fatos, não sentimentos, diz Egan. Devido à falta de inflexão de voz e linguagem corporal na correspondência digital, certos sentimentos - como você se sente sobre um colega de trabalho, o que você achou da festa do seu vizinho - podem facilmente ser mal interpretados. Se você quiser abordar um assunto delicado (ou menos positivo), ligue para eles.