Todos nós dependemos do e-mail para correspondência instantânea - e garantia de que nosso pacote da Amazon está, de fato, a caminho. Mas é seguro dizer que, com todas as vantagens louváveis, sua caixa de entrada de e-mail pode rapidamente se transformar na ruína da sua existência se não for verificada. E a visão de uma caixa de entrada desordenada é um estressor imediato para quase todos.

Verificar regularmente o e-mail é uma tarefa diária impossível de evitar, e não importa o quão diligente você seja ao clicar em 'responder a todos', gerenciar uma caixa de entrada de e-mail crescente é mais fácil falar do que fazer. E se você for menos diligente, como em, você está mais propenso a deixar seu e-mails se acumulam sem endereço - essa falta de organização da caixa de entrada (e a ansiedade de estar em débito com o e-mail) é provável afetando sua produtividade mais do que você imagina. Felizmente, há uma saída para o buraco caótico da caixa de entrada. Em um esforço para gerenciar melhor nossas caixas de entrada indisciplinadas, recorremos a profissionais de produtividade para economizar tempo (leia-se: salva-vidas) de gerenciamento de e-mail que nos trarão muito mais perto da aparentemente esquiva Caixa de Entrada Zero.

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1 Verifique o e-mail por apenas 15 minutos de cada vez

De acordo com especialista em produtividade e fundador da Inkwell Press , Tonya Dalton, você pode maximizar sua produtividade verificando e-mails em resumo, Rajadas de 15 minutos . 'Você ficaria surpreso com a quantidade de e-mails que pode ler e responder em um curto espaço de tempo ao verificar sua caixa de entrada em lotes', diz ela. 'A chave é definir um cronômetro, para que você saiba quando seus 15 minutos acabam e quando é a hora de passar para outro trabalho.'

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dois Programar blocos de tempo para e-mails

Na mesma linha, adquira o hábito de agendar blocos de tempo designados (de 15 minutos) puramente para verificação de e-mail. Ler e-mails continuamente à medida que eles chegam em sua caixa de entrada prejudica a produtividade. Para profissões onde a comunicação constante é crucial, estabelecer um cronograma pode não ser realista. Mas se você der uma boa olhada em seu trabalho, pode descobrir que é possível designar um tempo de leitura de e-mail, digamos, a cada 60 ou 90 minutos. Defina alertas em sua agenda até que você esteja em uma rotina. Se alguém realmente precisar entrar em contato com você, eles enviarão um e-mail novamente, envie uma mensagem direta , ou chamar. Se você folhear e-mails em seu telefone, marque aqueles que você precisa acompanhar como não lidos para não se esquecer de responder mais tarde.

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3 Usar propositalmente a pasta de rascunhos

Não deixe que sua caixa de e-mail se transforme em uma lista de tarefas, algo que você vai percorrendo de cima a baixo ', diz Charles Duhigg, jornalista e autor do best-seller Mais inteligente, mais rápido, melhor . É a pior lista de tarefas possíveis, porque literalmente todos podem adicionar itens a ela.

Crie sua própria lista de tarefas por e-mail abrindo apenas aquelas que precisam de sua atenção. Procure e-mails importantes que exigem respostas imediatas (por exemplo, para projetos prioritários ou de seu chefe). e abra apenas essas mensagens - ou clique em responder. Mantenha a janela de resposta aberta em seu computador ou deixe o rascunho pendente na pasta de rascunhos. Aqui está sua lista de tarefas: esta pilha de respostas. Use o tempo de e-mail prescrito para escrever respostas ponderadas e convincentes, em vez de tentar rasgar uma quantidade maior de coisas menos relevantes. Dessa forma, seu objetivo pode ser obter uma pasta de rascunhos vazia, em vez de uma caixa de entrada totalmente vazia.

4 Receber e-mails em lotes

Se você não puder evitar, mas verifique cada vez que ouvir um ping, uma maneira fácil de gerenciar a enxurrada constante de e-mails em sua caixa de entrada (e controlar as distrações) é usar uma ferramenta como o BatchedInbox O plug-in para Gmail pode evitar distrações constantes. Ele agrupa seus e-mails e os envia para você em ondas - mas apenas nos momentos exatos de sua escolha.

5 Desinscrever-se implacavelmente

Excluir boletins irrelevantes e notificações de vendas um por um pode dar a ilusão de produtividade, mas vasculhar o mesmo lixo eletrônico semana após semana apenas aumenta a ineficiência do e-mail. 'Por lei, todos os boletins informativos devem incluir um link de cancelamento de assinatura', diz Dalton. 'Aproveite o tempo para clicar nesse link para enviar seu pedido de cancelamento de inscrição. É um investimento de 10 segundos que terá retorno na forma de uma caixa de entrada mais limpa. '

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Dalton também observa que se inscrever em um aplicativo ou serviço de cancelamento de assinatura de e-mail não é necessário para livrar a sua caixa de entrada da desordem. “Muitos desses programas acabam vendendo seu endereço de e-mail para outras empresas para mantê-los ativos”, acrescenta ela.

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6 Ative o recurso de visualização

Use o recurso de visualização do seu programa de e-mail, se houver (a maioria tem). Isso permitirá que você dê uma olhada nas primeiras linhas de uma mensagem em uma janela separada, de modo que não precise abri-la inteiramente para lê-la e poderá excluir o lixo eletrônico instantaneamente. (Bônus: isso também reduz suas chances de abrir uma mensagem com um vírus anexado.)

7 Toque em e-mails apenas uma vez (e use os cinco d's)

Dalton sugere agir assim que abrir uma mensagem, considerando os 5 D's: fazer, delegar, excluir, adiar e designar. “Faça rapidamente os e-mails que exigem menos de dois minutos de ação e delegue aqueles que exigem ação da parte de outra pessoa”, diz ela. Cancele imediatamente a assinatura e exclua as mensagens que não exigem nenhuma ação e adie as notificações que exigem mais de dois minutos de ação para serem concluídas. Por último, arquive os e-mails que contêm informações pertinentes em uma pasta separada para que você possa localizá-los mais facilmente no futuro.

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8 As pastas são suas amigas

Quando você usa sua caixa de entrada como armazenamento padrão, ela rapidamente se torna uma gaveta de lixo digital, o que torna difícil encontrar o que você precisa, diz Peggy Duncan , um especialista em produtividade pessoal em Atlanta. Você pode classificar manualmente as mensagens em pastas, com certeza, mas melhor ainda, você pode configurar filtros automáticos que encaminham as mensagens diretamente para uma pasta de sua preferência. Por exemplo, as notificações do Facebook podem ir direto para uma pasta de mídia social. Todas as mensagens da equipe de marketing serão arquivadas diretamente em seu arquivo de iniciativas de marketing. (O Gmail faz isso automaticamente, mas você pode configurar um sistema semelhante com outros serviços de e-mail, como o Microsoft Outlook.) Depois que todos os e-mails de um tipo, como boletins informativos, forem agrupados em suas próprias pastas, você pode selecionar todos e excluir os indesejados com um único clique. Encontre uma configuração de classificação automática de e-mail que funcione para você e suas tarefas e, em seguida, mantenha-a.

9 Rascunhe uma resposta pronta

Se você receber várias mensagens contendo solicitações semelhantes, Dalton aconselha a escrever uma resposta pronta padrão que você pode ajustar e personalizar ligeiramente com cada resposta de e-mail. “Salve a resposta padrão como uma de suas assinaturas de e-mail para que possa preencher automaticamente o corpo de seus e-mails”, diz ela. Gênio, certo? (Apenas não se esqueça de modificar para o destinatário e as circunstâncias.)

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10 Crie uma conta alias para classificar e-mails

Muitas plataformas de e-mail (incluindo Gmail) permitem que você crie contas alias que alimentam em uma única caixa de entrada. 'Eu configurei minhas contas de apelido para alimentar em uma única pasta', diz Dalton sobre a tática que ela emprega para organizar contas e outros documentos financeiros essenciais. 'Eu não lido com nenhum desses e-mails até sexta-feira de manhã, quando dedico um tempo para sentar e examinar todas as minhas finanças.'

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onze Somente. Não Responder.

Pronto, já foi dito. Esse conselho vai além de lidar com lixo eletrônico óbvio - e obviamente não estamos tolerando o fato de seu chefe fantasiar. Estamos falando sobre aquela mensagem de seu colega de trabalho duas mesas abaixo. Duhigg afirma que muitas vezes as pessoas fazem perguntas quando provavelmente podem encontrar as respostas por conta própria. E se eu não responder, eles vão encontrar essas respostas. Como você implementa esse tipo de pensamento sem se sentir rude? Preocupando-se mais consigo mesmo e com o seu próprio tempo do que com o tempo dos outros (ah!). Um mantra para praticar: não há razão para eu responder às pessoas simplesmente porque elas me enviam um e-mail.

12 Repense o sonho da caixa de entrada - Zero

Esta talvez não seja a pérola de sabedoria certa para todos - há algo extremamente gratificante para muitas pessoas sobre terminar e começar cada dia com uma caixa de entrada limpa. Mas, para você, talvez essa expectativa seja irreal e até um pouco sufocante. Esvaziar sua caixa de entrada religiosamente pode ser uma perda de tempo (e talvez realmente seja sobre outra coisa), diz Duhigg. Clicar em excluir, excluir, excluir pode ser satisfatório ou parecer produtivo, mas por que se preocupar? Ele coloca a questão: Você está fazendo isso porque faz você se sentir bem ou porque é realmente útil? E se não for útil, talvez você não precise de uma caixa de entrada limpa - e talvez você deva parar de usar isso como um barômetro de sucesso.

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