Etapa 1: Jogue recibos verificados e recibos de caixa eletrônico

Quase todos os seus papéis financeiros podem ser divididos em três categorias: registros que você precisa manter apenas para o ano civil ou menos, papéis que você precisa economizar por sete anos (a janela típica durante a qual sua declaração de impostos pode ser auditada), e papéis que você deve guardar indefinidamente.

Por exemplo, você realmente precisa salvar todos os recibos de saques em caixas eletrônicos? Não. Depois de verificar as informações conforme aparecem na sua conta online ou no seu extrato mensal, você pode jogar fora o talão do caixa eletrônico. O mesmo se aplica a recibos de depósito e recibos de cartão de crédito. Não guarde recibos de vendas para compras menores depois de ter usado satisfatoriamente o item algumas vezes ou depois de a garantia ter expirado. Guarde os recibos das compras principais (qualquer item cujo custo de reposição exceda a franquia no seguro do seu proprietário ou locatário).

Logo após o final do ano civil, você provavelmente será capaz de jogar fora (ou mais seguramente, destruir) uma grande quantidade de papel adicional, incluindo recibos de pagamento, extratos mensais de cartão de crédito e hipoteca, contas de serviços públicos (se não forem necessários para deduções comerciais) e relatórios mensais ou trimestrais de corretoras e empresas de fundos mútuos do ano anterior.

“Normalmente, a atividade do ano inteiro é listada em detalhes em seu extrato final de fim de ano, tornando todas as outras afirmações redundantes”, diz Ed Slott, um contador em Rockville Centre, Nova York. Seu recibo de pagamento final e o formulário W-2, por exemplo, documentam todos os seus ganhos do ano se você trabalhar para outra pessoa; se você for autônomo, seus formulários 1099 farão o mesmo por você. Da mesma forma, a maioria das empresas de investimento e alguns emissores de cartão de crédito enviam extratos completos em janeiro. 'Mantenha as atualizações mensais até reconciliá-las com os resumos de fim de ano', diz Slott.

Etapa 2: Segure as Declarações Finais por até sete anos

No entanto, você precisará guardar esses extratos finais do cartão de crédito, junto com seus W-2s e 1099s, por pelo menos três anos e, de preferência, por sete. O Internal Revenue Service tem até três anos a partir da data de apresentação de sua declaração de imposto de renda para examiná-la em busca de erros e até seis anos para realizar uma auditoria se houver motivos para suspeitar que você subestimou sua receita bruta em 25 por cento ou mais. (Não há estatuto de limitações para qualquer pessoa que cometeu fraude deliberadamente.) Na verdade, você precisará manter qualquer papelada que justifique sua devolução até que a janela de auditoria seja fechada. Entre os documentos adicionais que você deve reter: cheques cancelados e recibos de todas as despesas comerciais dedutíveis (como para entretenimento, equipamentos de home office e taxas profissionais), contribuições para contas de aposentadoria, doações de caridade, contas de creche, fora de -Bolsar despesas médicas, pensão alimentícia e pagamentos de juros de hipotecas e impostos sobre a propriedade.

A menos que você tenha intencionalmente enviado uma declaração falsa, você pode jogar fora esses documentos de apoio depois de três a sete anos, dependendo de quão direta é sua situação fiscal.

Mas não jogue fora as declarações de impostos reais ou os resumos de final de ano de suas contas de investimento, mesmo depois que as chances de uma auditoria tenham praticamente desaparecido. Esses documentos não ocupam muito espaço e podem ser muito úteis para o planejamento financeiro futuro.

Para fins de seguro, você também deseja manter recibos de compras principais e recibos que mostram quanto você pagou indefinidamente por melhorias na casa, tanto para satisfazer compradores em potencial quanto para reduzir possíveis impostos sobre ganhos de capital quando você vender sua casa. É extremamente importante manter os recibos de confirmação que mostram as designações dos beneficiários e o preço de compra de ações, fundos mútuos e quaisquer outros investimentos que você tenha; mantenha esses registros indefinidamente porque algum dia, diz Slott, 'você ou seus herdeiros terão que saber exatamente quanto você pagou para determinar o lucro de seu investimento para fins fiscais'.

Etapa 3: Dê um lar aos seus documentos

Se você tiver um quarto ou canto vago que possa designar como o local onde lida com a papelada, ótimo; se não, uma gaveta, armário ou armário onde você pode guardar contas e registros atuais, situado perto de uma mesa na qual você pode escrever cheques, bastará. Quanto aos suprimentos, você verá que pastas ou envelopes pardos podem ser úteis para arquivar os papéis, assim como um arquivo ou caixa de papelão para guardar os registros.

Guarde seu testamento, certidões de nascimento e casamento, apólices de seguro, escrituras de propriedade e outros registros permanentes em um local seguro, mas acessível, perto de seus outros documentos financeiros, para que você e seus herdeiros sempre possam obtê-los rapidamente, se necessário .

Etapa 4: seja sistemático

Tenha um plano para processar todo o papel. Escolha um local onde colocará as notas - digamos, um envelope pardo, uma gaveta ou uma caixa de entrada de plástico ou classificador - e jogue dentro de cada envelope assim que chegar pelo correio. Então, quando você se sentar para pagar suas contas, terá toda a papelada de que precisa em um só lugar.

Agora, aqui está a chave: depois de pagar a conta ou verificar o extrato, arquive-o imediatamente. 'Seu objetivo deve ser tocar em um pedaço de papel o mínimo de vezes possível, em vez de embaralhá-lo de pilha em pilha', diz Paula Boyer Kennedy, planejadora financeira do escritório da Ernst & Young em Minneapolis. “Se você colocar a nota de volta na gaveta depois de pagá-la, ela encontrará amigos e eles se acasalarão e produzirão descendentes. Em breve, você terá uma ninhada de verdade. '

Novamente, um sistema de arquivamento muito rudimentar é tudo de que você precisa. O método mais simples é jogar tudo o que é relacionado a impostos em um único recipiente assim que você terminar com isso - uma gaveta, um arquivo, uma pasta de papel sanfonado ou até mesmo uma caixa de sapatos pode servir. Dessa forma, quando estiver pronto para preencher sua declaração de imposto de renda, você terá toda a papelada de que precisa ao seu alcance. Como alternativa, você pode configurar um sistema um pouco mais organizado no início, com pastas de arquivos separadas para as principais categorias de sua vida. Você pode, por exemplo, rotular suas pastas pelo tipo de conta (extratos de cartão de crédito, extratos de corretagem, contas de serviços públicos, etc.) ou por categoria de imposto (despesas comerciais dedutíveis, contribuições de caridade e assim por diante) ou por objetivo financeiro ( habitação, aposentadoria, fundo de faculdade, etc.). Isso pode levar mais tempo no início, mas, a longo prazo, vai economizar tempo.

Etapa 5: lidar com o backlog

Depois de ter um sistema em vigor, você ainda terá que lidar com todas as pilhas que já acumulou. Em vez de iniciar uma reorganização massiva, comece classificando uma pequena pilha de cada vez. Você pode reservar meia hora por dia para vasculhar papéis velhos, talvez enquanto assiste ao noticiário ou ouve música.

Você ficará surpreso com a diferença que uma pequena organização faz. “As pessoas não percebem o quanto pagam por terem seus papéis financeiros em desordem - uma cobrança atrasada no cartão de crédito aqui, uma dedução fiscal perdida ali”, diz Stephanie Denton, uma organizadora profissional em Cincinnati. Ainda maiores, porém, podem ser os benefícios mentais e financeiros a longo prazo. Depois de organizado, 'você pode concentrar sua energia mental nas coisas realmente importantes, como seus investimentos e suas metas financeiras', diz Terry Savage, autor de A Verdade Selvagem sobre Dinheiro ( amazon.com ) 'Colocar seus papéis financeiros em ordem paga grandes dividendos em paz de espírito.'