Coloque o papel em seu lugar

A regra geral para papéis é descartar tudo. Meus clientes sempre ficam pasmos quando digo isso. Claro, não quero dizer que devemos eliminar totalmente os papéis. Estou apenas tentando transmitir quanta determinação precisamos para escolher apenas aqueles que são absolutamente necessários e descartar o resto. Folhas de papel parecem tão finas; muitas vezes nos agarramos a eles sem realmente pensar. Quanto mais papéis acumulamos, mais tempo leva para encontrar documentos específicos e mais difícil é colocá-los em ordem.

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Comece juntando todos os seus papéis em um local e olhando para cada um. Mesmo os papéis que estão em envelopes devem ser retirados e verificados página por página, caso folhetos publicitários ou outro material indesejado sejam misturados a eles.

Pode ser útil classificar os artigos em categorias enquanto você percorre o conteúdo. Isso torna mais rápido e fácil arquivá-los quando terminar. Os documentos podem ser divididos em três categorias: pendentes, salvar porque você precisa e salvar porque você quer.

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A categoria pendente inclui papéis que precisam de algum tipo de ação, como contas pendentes. Eu recomendo armazenar todos eles em uma caixa de arquivamento vertical até que você tenha lidado com eles. Dessa forma, eles não se misturarão com papéis de outras categorias.

Em seguida, vamos ver os papéis que devemos salvar . Classifique-os por categoria e arquive-os em um armário ou em pastas em uma prateleira. Se você não precisar manter os originais, poderá digitalizá-los e armazená-los eletronicamente. Nesse caso, em vez de escaneá-los enquanto você os classifica, é mais eficiente colocá-los em uma pilha para escanear mais tarde e fazer o escaneamento de uma só vez.

A última categoria são os papéis que você deseja salvar por outros motivos. Estes podem incluir documentos que você deseja manter como referência ou aqueles que realmente despertam alegria para você. Mas como o rebote é um problema comum quando as pessoas se apegam às coisas apenas porque, lembre-se de que a regra básica para papéis é descartar todos eles.

Nas minhas aulas de arrumação, quando um cliente tem dificuldade em decidir quais papéis manter e quais descartar, eu faço perguntas sobre cada um – coisas como Quando você precisa disso?, Há quanto tempo você o tem?, Com que frequência você vai voltar e olhar para ele?, Você consegue encontrar o mesmo conteúdo na internet?, Você já o salvou em seu computador?, Quão problemático seria se você não tivesse isso?, e Isso realmente acende alegria? Se você rejeita a premissa de que deve descartá-los todos, tente imaginar que acabei de entrar em seu escritório e anunciei que vou destruir todos os seus papéis. O que você faria? Quais você lutaria para salvar do triturador?

Como armazenar papéis para que você nunca se recupere

Contanto que você siga minhas três regras de armazenamento, nunca mais voltará à desordem de papel.

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1 Categorize cada papel até a última folha.

Comece classificando seus documentos em categorias claras, como apresentações, propostas de projetos, relatórios e faturas. Use qualquer sistema que funcione melhor para você. Agora é a hora de categorizar seus papéis de uma maneira que facilite sua vida.

dois Armazene seus papéis na vertical.

Para uma eficiência ideal, é crucial armazenar papéis em um sistema de arquivo suspenso. Coloque cada categoria de papéis em uma pasta separada e armazene-os em um armário de arquivo ou na vertical em uma caixa de arquivo colocada em uma prateleira. Armazená-los dessa maneira facilita a visualização de quantos papéis você tem. Também parece limpo e arrumado.

3 Faça uma caixa pendente.

Guarde apenas os papéis com os quais você precisa lidar naquele dia. Quando você tiver processado os papéis pendentes, descarte aqueles que não precisam ser mantidos.

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Depois de classificar seus papéis e decidir onde cada categoria pertence, observe seu espaço de trabalho e determine a quantidade máxima de espaço disponível para armazená-los. Quando você exceder essa capacidade de armazenamento, os papéis começarão a transbordar. Isso é um sinal de que você precisa reexaminar o que está lá. Ao verificar regularmente como este, você pode manter seus papéis sempre organizados.

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Curral sua coleção de livros

Um best-seller que você esperava ler um dia, um livro de instruções sobre contabilidade que você comprou para melhorar suas habilidades, um livro recebido de um cliente... que tipos de livros você tem em seu espaço de trabalho?

Os livros estão repletos de conhecimento valioso que pode nos ajudar a fazer nosso trabalho. Quando mantidos em nossas mesas ou em nossas estantes, eles podem nos dar inspiração ou uma sensação de segurança. Lê-los pode aumentar nossa motivação, e apenas exibi-los pode adicionar um toque pessoal ao nosso espaço. Na realidade, porém, muitas vezes mantemos os livros no trabalho pelos motivos errados.

Uma de minhas clientes tinha uma estante em seu escritório cheia de livros não lidos. Quando os contamos, havia mais de 50, e mais da metade estava na prateleira há dois anos ou mais. Vou ler o máximo que puder nas minhas próximas férias, ela declarou. Quando nos encontramos novamente, no entanto, não fiquei surpreso ao saber que ela havia desistido no meio do caminho. A maioria dos livros que ela conseguira ler eram suas compras mais recentes. Deixá-los sem ler parecia um desperdício tão grande que decidi fazer uma leitura rápida para passar por eles, disse ela. Mas comecei a sentir que estava apenas fazendo isso por um senso de dever. Não estava me trazendo nenhuma alegria. Isso parecia ainda mais um desperdício, então decidi deixar muitos deles irem. No final, ela decidiu manter apenas 15 cuidadosamente selecionados em seu escritório.

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Ao arrumar seus livros, comece juntando-os todos em um só lugar. Talvez você esteja pensando que seria melhor apenas escolhê-los olhando os títulos enquanto eles ainda estão em sua estante, mas não pule esta etapa. Livros que ficaram muito tempo na estante passaram a fazer parte do cenário. Sua mente não os registra, mesmo quando eles estão diretamente em sua linha de visão, e isso torna difícil decidir quais despertam alegria. Somente tomando cada um em suas mãos você pode realmente vê-los como entidades separadas.

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Se você achar difícil julgar se um livro em particular desperta ou não alegria, tente fazer algumas perguntas a si mesmo. Por exemplo, quando você comprou? Quantas vezes você já leu? Quer ler de novo?

Outra pergunta a se fazer é que papel esse livro desempenha em sua vida. Livros que despertam alegria são aqueles que o motivam e energizam quando você os lê e relê, aqueles que fazem você feliz só de saber que estão lá, aqueles que o atualizam sobre as informações mais recentes e aqueles que o ajudam a realizar seu trabalho melhor, como manuais.

Uma última pergunta a ser feita é se você ainda compraria esse livro agora se o visse em uma livraria ou se já passou do seu auge em termos de seu interesse por ele. Só porque você pagou por eles não significa que você deve terminar de ler todos os livros.

O objetivo de fazer essas perguntas não é forçar-se a limpar seus livros sem pensar. Em vez disso, é para ajudá-lo a explorar seu relacionamento com cada um que você possui. Se os livros despertam alegria para você, então a escolha correta é manter quantos quiser com confiança.

Adaptado de Joy at Work © 2020 por KonMari Media Inc. e Scott Sonenshein. Usado com permissão da Little, Brown and Company, Nova York. Todos os direitos reservados.

Marie Kondo é autora de mais vendidos s A mágica transformadora da arrumação (US$ 12, amazon.com ; $ 16, bookshop.org ) e Alegria no Trabalho (US$ 10, amazon.com ; $ 23, bookshop.org ) , e é a estrela de Arrumando com Marie Kondo na Netflix. Scott Sonenshein é professor da Rice University e autor do best-seller Alongamento (US$ 23, amazon.com ; $ 28, bookshop.org ) .

• Por Marie Kondo e Scott Sonenshein