P. Eu sou um bicho desorganizado e muitas vezes fico sobrecarregado com a quantidade de papel em minha vida. Você tem alguma dica para organizar meu escritório para que não fique tão bagunçado?

R. Quando se trata de banir a desordem, os velhos hábitos custam a morrer. Implementar (e manter) novos sistemas é tão importante quanto o espaço físico que você está organizando. Mantenha qualquer home office trabalhando para você, aderindo a alguns princípios básicos:

Arquivar

A regra de 'tocar uma vez', testada e comprovada, realmente funciona - uma vez que você toca um pedaço de papel, aja sobre ele, arquive-o ou jogue-o fora. Atribua pastas de arquivos com categorias que funcionem para você e se disciplina para colocar cada pedaço de papel no arquivo apropriado na primeira vez que cruzar sua mesa. Resista à tentação de deixar as pilhas se acumularem. Se surgir algo para o qual você não tenha uma categoria de arquivo, crie uma na hora.

Assumir o controle

Crie um sistema que permita decidir quando trabalhar em quê, para que você não se sinta emboscado pela papelada, contas e convites que inundam seu escritório. Configure uma caixa de entrada para guardar itens não lidos e uma caixa de saída para coisas prontas para serem repassadas. Um rack de arquivos de mesa deve conter apenas arquivos de projetos atuais, com itens menos necessários guardados em armários ou prateleiras. Tenha uma lixeira (e talvez uma trituradora de papel) ao seu alcance para que você possa descartar instantaneamente os itens desnecessários.

Dividir e conquistar

Separe a papelada pessoal da profissional, os convites de aniversário das contas. Reserve um tempo razoável para agendar, responder a convites e pagar contas. No entanto, não tente fazer tudo de uma vez. Manter itens semelhantes agrupados permitirá que você lide com as coisas com mais eficiência.

Armazenar corretamente

Livros, revistas e outros materiais de leitura que você pretende guardar devem ser guardados em prateleiras ou armários. Caixas de documentos atraentes e arquivos de revistas estão amplamente disponíveis e ajudarão a manter o espaço limpo, para que você realmente goste de passar o tempo lá.

Esvaziar e limpar

Se você perceber as pilhas de papel começando a se acumular, não entre em pânico – apenas resolva-as. Quando seus arquivos estão saindo dos armários, é hora de dedicar uma tarde à limpeza.

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