Qualquer pessoa afundada em dívidas de e-mail sabe como pode ser estressante dever uma resposta a alguém (ou a muitas pessoas). Eles também sabem como é difícil enfrentar a música, reconhecer o atraso e pressionar enviar.

Vale a pena reconhecer e pedir desculpas pelo atraso ou jogar com calma e agir como se nada estivesse errado? Depois de um certo tempo, vale a pena responder? Antes de cometer qualquer Etiqueta de Email gafe, leia os maiores prós e contras de responder tarde a um e-mail, direto de dois especialistas em etiqueta (além de alguns exemplos de respostas para você começar).

1. Reconheça se você está realmente atrasado ou não para responder.

Decida se você está realmente atrasado ou apenas se sentindo culpado, diz Diane Gottsman, uma especialista em etiqueta nacional, autora de Etiqueta moderna para uma vida melhor ($ 9; amazon.com ) e fundador da The Protocol School of Texas. Você tem uma janela de 24 horas, ou um dia útil, para responder a um e-mail não emergencial.

2. Na maior parte, vale a pena se desculpar.

Acontece que todo mundo perde prazos ou esquece de escrever de volta - nunca é demais reconhecer isso antes de seguir em frente. Quando isso acontece, um pedido de desculpas é necessário, diz Jodi R.R. Smith, presidente da consultoria de etiqueta Mannersmith e autora do The Etiquette Book: A Complete Guide to Modern Manners ($ 10; amazon.com ) Peça desculpas e leve a conversa adiante.

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3. Seja curto e direto ao ponto.

O objetivo de um e-mail é ser rápido, informativo e conciso. É assim que você deve lidar com o descuido de não responder prontamente (intencionalmente ou não), diz Gottsman. Não há necessidade de ser poético, compartilhar o TMI ou inventar desculpas.

As explicações muitas vezes só atrapalham, diz Smith. Não há necessidade de criar contos exagerados e, certamente, não há necessidade da verdade nua e crua.

Se você vai injetar um pouco de personalidade nisso, Gottsman diz para ir com algo simples: Lamento não ter respondido a você antes. Eu estava pesquisando seu pedido e inadvertidamente esqueci de responder imediatamente. E deixar por isso mesmo.

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4. Escolha suas palavras com sabedoria.

Claro, se você está perto de outra pessoa, um tom mais casual e coloquial é apropriado. Gottsman diz uma resposta como: Oh, meu Deus, sinto muito por demorar tanto para entrar em contato com você. Por favor me perdoe! é ótimo para alguém próximo, mas talvez não para uma troca profissional de e-mail com seu chefe. Uma implicância que muitos gerentes têm é quando um relatório responde tarde usando gírias como 'Minha culpa'. Parece irreverente ou insincero. Melhor ficar com um profissional testado e comprovado como, desculpas pelo atraso, vou resolver isso imediatamente e ser melhor daqui para frente.

5. Resolva ser melhor.

Ter um e-mail com um prazo que fica e fica na sua caixa de entrada não é divertido - e também é inconveniente para a outra pessoa. Decida no futuro sinalizar e-mails importantes para que não sejam esquecidos, diz Gottsman. Procrastinar com uma resposta tardia só torna a situação mais desconfortável.

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Alguns exemplos de e-mails de resposta tardia

Se você perdeu um prazo de trabalho importante, Smith diz para assumi-lo, então agradeça pela paciência:

Por favor, desculpe o atraso. Estamos finalizando o projeto agora e teremos todas as informações solicitadas pelo COB amanhã. Obrigado pelo tempo adicional, pois fomos capazes de responder totalmente a todas as suas perguntas e estamos ansiosos para falar com você na reunião da próxima semana.

Se alguém lhe enviou uma nota amigável sem prazo, mas isso implica uma resposta educada, Gottsman sugere:

Obrigado pelo seu amável e-mail sobre minha recente promoção. Eu tenho mudado de escritório nos últimos dias e o tempo passou longe de mim. Estou ansioso para conversar com você na festa da próxima semana.

Se você totalmente perdeu um prazo de RSVP , Smith diz, faça seu mea culpa curto e doce e concentre-se no evento.

Lamento por perder sua data de RSVP, é claro que estaremos em seu evento especial. Já tenho meu vestido e meu marido está pensando em usar seus sapatos de dança.

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Se você recebeu más notícias de um amigo ou parente e adiou a resposta, Smith gosta desta abordagem gentil:

Seu e-mail foi uma surpresa total e eu queria esperar até ter um momento de silêncio para realmente responder. Deve ser um momento muito difícil ...

A única hora em que não há problema em responder

Se o e-mail for algo em que você não tem interesse (pense: solicitações em massa) ou de alguém que você prefere bloquear, clique em & apos; deletar & apos; e não pense duas vezes, Gottsman diz.

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