Quer sua correspondência seja pessoal ou profissional ou não, somos todos culpados de cometer uma gafe por e-mail de vez em quando. (Se ao menos você pudesse apagar a memória de encaminhar aquele e-mail impróprio para a pessoa errada!) Na próxima vez que você redigir uma mensagem para as massas, siga estes mandamentos de etiqueta de e-mail para evitar um contratempo de comunicação que valha a pena.

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1 Responda a todos com cuidado

Não responda a todos, a menos que cada pessoa na lista de distribuição precise saber o que você precisa dizer, diz Aimee Symington, CEO da Finesse Worldwide. Ela sugere revisar os nomes na lista e responder apenas àqueles que realmente precisam de sua resposta. Isso pode significar responder apenas ao remetente ou a três dos sete destinatários. E se o seu gerente ou colega quiser ser copiado em algo, respeite o pedido dele.

Respostas bem pensadas podem economizar o tempo de outras pessoas. Seja por motivos comerciais ou sociais, as pessoas começarão a ficar incomodadas com um fluxo de e-mails insignificantes porque precisam parar para abri-los, diz Diane Gottsman, fundadora da Escola de Protocolo do Texas. Portanto, pense duas vezes antes de responder a todos com Não consigo comparecer na próxima vez que for convidado para um brunch.

dois Nunca deixe uma linha de assunto em branco

Uma boa linha de assunto ajuda os destinatários a priorizar o e-mail, diz Lizzie Post, co-apresentadora do podcast Awesome Etiquette. Faça o que fizer, não deixe em branco. Ao elaborar uma linha de assunto, torne-a específica e concisa e observe a ortografia e a gramática. É a primeira coisa que uma pessoa percebe, diz Post.

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Como a linha de assunto deve refletir o conteúdo do e-mail, os especialistas recomendam atualizar a linha de assunto à medida que a conversa flui. Evite linhas de assunto que possam minimizar a urgência de um e-mail (pense: uma pergunta rápida para chamar a atenção de um grande problema de trabalho) ou fazer com que alguém perca uma mensagem que pensa já ter lido, explica Gottsman. Ela sugere iniciar um novo tópico se um e-mail se afastar muito da mensagem original.

3 Responda prontamente

Embora os especialistas não concordem sobre um tempo de resposta adequado para e-mails, eles concordam que quase todo e-mail merece uma resposta. Se uma resposta simples (Entendi, obrigado ou Parece um bom plano) for suficiente, tente responder assim que ler um e-mail.

Às vezes, um e-mail exige informações que podem levar vários dias para serem coletadas - mas isso não significa que você tem permissão para deixar as pessoas esperando. Informe que você recebeu o e-mail e entrará em contato quando puder, diz Symington.

E lembre-se de usar uma mensagem de resposta automática se você estiver viajando ou fora do escritório , acrescenta ela, para que os outros saibam que não devem esperar uma resposta.

4 Avance com cuidado

Certifique-se de que está encaminhando para as pessoas certas pelos motivos certos, diz Post. Antes de encaminhar, avalie a sensibilidade do conteúdo - que inclui todos os anexos e os nomes e informações de contato de todos os associados à mensagem. Algumas pessoas preferem que suas informações de contato permaneçam privadas. Se um tópico contém muitos pontos detalhados de uma discussão, inicie um novo e-mail.

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5 Diga a alguém se ela foi hackeada

Todos nós já passamos por isso. Um vírus se instala e, antes que percebamos, estamos enviando spam para o vovô com links que fariam qualquer pessoa corar. Se você receber o que é obviamente um vírus, notifique a vítima, que pode não saber o que está acontecendo. Basta dizer: ‘Eu queria que você soubesse que isso está acontecendo’, diz Symington. Isso é uma coisa legal de se fazer.

6 Respeite a arte de enviar e-mails

Você se preocupa em causar uma boa impressão pessoalmente, então por que não manter seu e-mail no mesmo padrão? O e-mail é um reflexo de você e deve ser escrito mais como uma carta do que como um texto, embora mantendo em mente a brevidade, diz Symington. Verifique a ortografia, gramática e pontuação. Todas as letras maiúsculas indicam que você está gritando, e todas as letras minúsculas indicam que você é preguiçoso. Muitas fontes, cores e rostos sorridentes podem ser irritantes, ela acrescenta.

Seja amigável sem tentar exagerar no humor. Errar no lado da cautela, mesmo se você tiver senso de humor, diz Gottsman. O tom costuma ser confuso no e-mail, e você não quer parecer pouco profissional porque alguém não entendeu sua piada.

7 Lembre-se: Sem e-mail no jantar

Uma coisa é se você está tendo uma refeição casual com uma pessoa querida (e o encontro noturno é amanhã), mas absolutamente não verifique o e-mail em um jantar, diz Post. Quanto às reuniões no escritório, depende. Se os colegas trouxerem telefones ou laptops para as salas de conferência para acessar o e-mail durante as reuniões, provavelmente não há problema. Esteja ciente de que as culturas da empresa terão políticas diferentes em relação ao e-mail, diz ela. Conheça a natureza do e-mail em seu trabalho para ser apropriado.