Às vezes, você simplesmente não consegue fazer isso. Seja aquele retorno de compras on-line que você pretende devolver há semanas ou a apresentação de trabalho desafiadora que você realmente precisa começar, lidar com itens da sua lista de tarefas pode ser uma luta. Adicione algumas crises nacionais e internacionais, e você pode estar lutando contra a procrastinação e pensamentos distraídos diariamente.

Embora dar a si mesmo um pouco de graça seja importante (e necessário), você também pode tomar algumas medidas para ser mais produtivo, mesmo que apenas para manter sua vida doméstica ou profissional à tona até que as condições melhorem. Às vezes, o gerenciamento da atenção pode fazer o truque, ou revisitar as dicas de trabalho em casa pode lembrá-lo do que você precisa fazer para se concentrar. (Somos fãs particulares da Técnica Pomodoro também.)

Mas às vezes você só precisa reconsiderar completamente seu processo de produtividade. Se você está trabalhando para reencontrar seu foco depois de algumas semanas (meses?) de se sentir cronicamente distraído ou deseja aumentar sua produtividade para começar a perseguir uma promoção no trabalho, consulte essas dicas de especialistas para aprender a ser produtivo , mesmo agora. De sugestões de autocuidado a dicas práticas e orientadas para o trabalho, essas ideias farão com que você verifique mais da sua lista de tarefas em pouco tempo.

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Como ser produtivo

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1 Defina três metas para o dia

Faça uma lista de tarefas, não uma lista de tarefas, de três coisas que você precisa fazer. Seja realista sobre o que você pode realizar. Limitar seus objetivos tira a sobrecarga e mantém você focado, diz Sarah Knight, autora de Junte sua merda. Há também um poder secreto no número três, diz Chris Bailey, autor de O Projeto de Produtividade: Os três porquinhos, três medalhas olímpicas, três partes de uma história — nosso cérebro está programado para pensar em três. Quando você segue o que pretendia fazer, terminará o dia se sentindo ótimo e motivado para amanhã. E se você terminar cedo o suficiente, poderá começar as tarefas de amanhã ou passar algum tempo fora.

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dois Defina limites para distrações antes que elas aconteçam

A tentação de verificar as mídias sociais pode atingir o pico no verão (ou enquanto você está trabalhando remotamente), quando metade do seu escritório está de férias ou em horário flexível, e sua energia (e motivação) diminui naturalmente, diz Bailey. Sempre que pulamos em aplicativos, nosso cérebro libera uma dose de dopamina, o que torna nosso telefone mais tentador do que nosso trabalho real, diz ele. Não lute contra isso; em vez disso, verifique as mídias sociais com intenção. Faça uma varredura de feed para ver o que está acontecendo e coloque seu telefone no modo avião pela próxima hora. Quando você luta contra a distração e realiza as tarefas, recompense-se com um pouco de tempo para relaxar.

3 Comece com a tarefa mais difícil

Quer isso signifique telefonar para um cliente desagradável ou entender pontos de dados totalmente díspares, as pessoas eficazes dão prioridade à sua tarefa mais difícil. Terminar o item mais desafiador e importante em uma lista de tarefas primeiro (uma estratégia recomendada por Brian Tracy em seu livro best-seller Coma esse sapo! ) libera energia mental que de outra forma teria sido desperdiçada se preocupando com isso. E faz o resto do dia parecer administrável em comparação.

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4 Pegue um pouco de sol

Se você não recebe exposição suficiente à luz natural, pode se sentir com jet-lag, diz Christopher Meek, professor associado de arquitetura do Laboratório de Design Integrado da Universidade de Washington. Isso acontece porque seus ritmos circadianos – incluindo a maneira como seu corpo responde às mudanças no nível de luz entre o dia e a noite – são interrompidos. Tente sair de manhã, quando seu corpo anseia por brilho, e depois fique perto de uma janela algumas vezes ao dia quando sentir que está diminuindo a velocidade. Obter luz solar suficiente pode estimular seu relógio interno, fornecendo a energia necessária.

5 Comece um diário de procrastinação

É natural se afastar do trabalho, mas a procrastinação sem sentido reduz a produtividade. Para descobrir quando a procrastinação ocorre, Knight recomenda iniciar um diário de tempo. Tal como acontece com um diário alimentar (lembra deles?), você escreve como passou cada minuto do seu dia para ver quando a distração aparece (por exemplo, você pesquisa receitas de jantar às 15h). Não ignore isso – planeje para isso. Adapte sua agenda para quando você está mais focado (e quando não está) agendando períodos de carência para tempo de mente livre.

6 Cumprimentar alguém

Uma empresa de tecnologia com a qual trabalhei descobriu que seus funcionários se tornaram mais produtivos depois que o supervisor começou a fazer um elogio por dia, diz Michelle Gielan, cofundadora do Institute for Applied Positive Research, uma empresa que trabalha com empresas e escolas para aumentar a produtividade e felicidade. Não que cada pessoa recebesse um elogio. Bastou um comentário lisonjeiro para fazer com que todos, incluindo o gerente, se sentissem mais positivos. Por quê? Não importa se você sorri ou vê alguém sorrir, a expressão facial feliz pode acionar seu cérebro para liberar dopamina – uma substância química que ajuda a controlar os centros de recompensa do seu corpo e, por sua vez, aumenta sua produtividade.

7 Faça pausas regulares

As pessoas passam do estado de alerta ao cansaço uma vez a cada 90 minutos, de acordo com Tony Schwartz, autor e fundador da O Projeto Energia. O próprio Schwartz costumava fazer uma maratona de 10 horas por dia escrevendo seus livros. Mas aprender a administrar sua energia de forma mais eficaz – ele agora escreve em três intervalos focados de 90 minutos, com intervalos entre exercícios e socialização – dobrou sua produtividade, diz ele. A conclusão de um manuscrito costumava levar um ano, mas agora ele pode lançar um livro... A maneira como estamos trabalhando não está funcionando é o mais recente dele New York Times best-seller — em apenas seis meses.

8 Crie um ritual de foco

Tente fazer da sua atividade matinal favorita – tomar chá, caminhar pelo quarteirão – um ritual pré-trabalho para limpar a mente. Dedicar alguns minutos para relaxar e centrar pode ajudar a apagar e até prevenir o cansaço mental, de acordo com Paulo Silverman, um coach executivo para empresas da Fortune 500, que se baseia em seu treinamento no Zen Budismo para ensinar aos clientes como desenvolver atenção obstinada: o objetivo é aprofundar sua respiração, torná-lo energizado e ajudá-lo a entrar no momento, totalmente focado e concentrado - uma habilidade que muitas pessoas excepcionais têm.

9 Energize seu cérebro

Você sabe que beber água e fazer exercícios são bons para o seu corpo, mas também podem aumentar a capacidade intelectual. Pesquisa citada em Journal of Cerebral Blood Flow & Metabolism sugere que até mesmo a menor desidratação pode afetar a cognição, o estado de alerta e a concentração. Estudos também mostram que pequenas rajadas de exercício – digamos, 10 a 20 minutos – podem fazer você se sentir mais afiado. Uma caminhada rápida melhora a memória e aumenta a capacidade de gerar ideias e fazer melhores conexões, diz Bonnie St. John, coautora de Micro-resiliência: pequenas mudanças para grandes impulsos em foco, unidade e energia.

10 Faça algo sem sentido

Se você precisa progredir muito em um projeto, pode ficar tentado a trabalhar nele sem parar, diz Jonathan Schooler, professor do departamento de ciências psicológicas e cerebrais da Universidade da Califórnia em Santa Bárbara. Não. Ninguém pode se concentrar em uma única tarefa o tempo todo. Certifique-se de quebrar seu dia – e seus padrões de pensamento – envolvendo-se rotineiramente em uma atividade repetitiva e não intelectualmente desgastante, como aspirar ou jardinagem. Quando sua mente vagueia, a criatividade pode fluir, permitindo que você sintetize informações de uma maneira única. Então, quando você voltar ao seu trabalho, terá novas ideias e poderá fazer mais.

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onze Durma mais

Mais de um terço dos americanos dorme mal, de acordo com o Centros de Controle de Doenças. Não importa o quão consciente você seja, o sono inadequado esgota a concentração, o foco e a energia, diz Silverman. Tem um grande impacto em todos os aspectos da sua vida. Se você acorda às 7, precisa dormir às 11. Não é matemática avançada. E como os e-readers e os computadores interferem em nossa capacidade de dormir, os especialistas recomendam ficar com os livros de papel antes de dormir.

12 Admita que está insatisfeito

Talvez você simplesmente não queira trabalhar ou esteja ressentido por não estar de férias – ou em qualquer outro lugar. Tudo bem, diz Sue Rasmussen, autora de Minha mesa está me deixando louco. Domine essas emoções para que elas não o consumam. A maioria das pessoas ignora o que está sentindo e pensa que, se se esforçar e se esforçar durante o dia de trabalho, ficará bem, diz ela. Mas se você admitir como está se sentindo, passará por isso mais rapidamente. St. John recomenda que você tente reverter seus pensamentos de negativo para positivo. Por exemplo, se você deseja estar em outro lugar, diga: Estou tão feliz por estar aqui trabalhando neste projeto. Mesmo que você não queira dizer isso, diz St. John. Ao dizer isso em voz alta, isso muda sua energia, aciona um interruptor em seu cérebro e o leva a empurrar suas emoções em uma nova direção.

13 Planeje um dia de férias

Ter algo pelo que esperar – talvez um fim de semana de garotas ou um dia de folga para você – pode aumentar sua felicidade agora, diz Knight. Estabelecer uma meta, mesmo que seja apenas chegar à praia na sexta-feira, pode trazer paz em todas as semanas e dias que antecedem essa viagem, diz ela. Mantenha seus olhos fixados nesse objetivo.

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14 Desafie-se fisicamente

Muitas pessoas não acham que têm tempo para se exercitar em suas agendas lotadas, diz Ted Kennedy, fundador da CEO Challenges, que organiza competições esportivas para CEOs e empresários, e cofundador da Ironman North America. Mas descobri que participar de atividades de resistência, como um longo passeio de bicicleta ou um triatlo, me torna mais disciplinado e diligente. Se eu passar alguns dias sem fazer essas coisas, minha produtividade diminui. Minha energia diminui, meu foco oscila e não consigo tomar decisões com tanta facilidade. Então eu encorajo as pessoas – mesmo aquelas que não se consideram atletas – a se comprometerem com um evento físico, como uma caminhada ou uma comunidade de 5 km. Assim que estiver na sua agenda, você terá tempo para treinar e perceberá que pode realizar mais em um dia do que pensava.

quinze Comece a planejar com antecedência

Não espere até segunda-feira de manhã para começar a pensar em seu horário de trabalho, diz Julie Morgenstern, especialista em gerenciamento de tempo e autora de Nunca verifique o e-mail pela manhã. Comece a agendar duas semanas antes, principalmente para as semanas e dias que antecedem um feriado, férias ou verão. Identifique exatamente o que você poderá alcançar e quando abordará cada tarefa. Reserve o início da semana, quando há mais colegas por perto, com reuniões e ligações. Deixe os (muitas vezes tranquilos) últimos dias antes do fim de semana, um fim de semana prolongado ou uma semana de férias para trabalhar sozinho, como relatórios de despesas. Anote os obstáculos potenciais para que você esteja preparado para contorná-los.

16 Rejeitar distrações

Elimine interrupções de colegas de trabalho que aparecem para conversar (ou até mesmo de pessoas que precisam de você por motivos legítimos). Morgenstern sugere esta linha de saída: Quero dar-lhe toda a minha atenção, mas não posso dar-lhe isso agora. Em seguida, ofereça um horário e uma data para se encontrar — no futuro. Também eficaz, diz Shari McGuire, especialista em gerenciamento de tempo e autora de Recupere seu tempo: de pé em sua mesa, o que comunica tacitamente a urgência de encerrar as coisas. Mas não pule o almoço ou os intervalos, diz Morgenstern: você vai acabar trabalhando mais e mais, mas não com a mesma eficácia.

17 Agendar blocos para verificar e-mail

Separe dois blocos de 45 minutos por dia para processar mensagens em lote. A verificação constante de e-mail e mídias sociais é o inimigo número um da produtividade, diz Morgenstern. Isso não é novidade para nós, mas oh, que hábito difícil de quebrar.

18 Divida as tarefas

Costumo evitar projetos que parecem grandes demais, então, para ser produtivo, tenho que reduzir tarefas esmagadoras ao tamanho certo, diz Kate White, ex-editora-chefe da Cosmopolita revista e autor de vários livros, incluindo Eu não deveria estar lhe dizendo isso. Eu faço isso trabalhando em pequenos incrementos. Quando comecei a escrever romances enquanto dirigia uma revista, disse a mim mesmo que escreveria apenas 15 minutos por dia. Eu sabia que trabalhar por um curto período de tempo era uma meta alcançável e consegui escrever 10 livros exatamente dessa maneira.

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19 Faça um planejamento antes de começar

Comece estabelecendo uma declaração de missão clara e atribuindo metas de projeto incrementais para manter todos no caminho certo. As pessoas que dedicam tempo para se concentrar nos planos do projeto antes mesmo de o projeto começar, de acordo com Silverman, são muito menos propensas a se perderem no mato, imaginando como proceder – e procrastinando. Leve o tempo que precisar trabalhando com colegas para obter consenso e definir, com uma linha cristalina, o que você está tentando realizar, diz ele. A pré-determinação de benchmarks mensuráveis ​​também ajuda todos a manter o foco nas partes de um projeto pelas quais são responsáveis. Por fim, com uma declaração de missão clara, você saberá quando um projeto finalmente atingiu seu objetivo e todos podem encerrar o dia.

vinte Aprenda com as falhas e siga em frente

De acordo com kaizen, De acordo com o princípio japonês de melhoria contínua, as pessoas produtivas têm um talento especial para analisar o que deu errado com um protótipo fracassado ou em uma conversa rápida com um colega. Mas, em vez de repensar o problema interminavelmente, eles simplesmente prometem se envolver melhor como ser humano, ou de alguma forma ajustar as coisas um pouco da próxima vez, diz Silverman. Eles têm a capacidade de fazer melhorias incrementais em seu desempenho e se perguntam: ‘Ok, o que posso aprender com isso? O que posso fazer melhor?'

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