Há um motivo pelo qual o gerenciamento do tempo se tornou uma abordagem inatingível e insuficiente de produtividade para muitas pessoas. Talvez você considere as habilidades de gerenciamento de tempo insuficientes a sua pior deficiência, algo que o impede em casa e no trabalho. Mas por que se deve esperar que alguém seja capaz de 'administrar' o tempo? O tempo é uma construção indefinida e autônoma e, portanto, inerentemente incontrolável.
Quantas vezes você disse a si mesmo que iria fazer essa coisa às 14h00 Você começa a fazer isso às 2, mas um e-mail mais urgente chega - coisa ! —E você precisa atender. Você fica hipnotizado pelo seu caixa de entrada cheia de outros e-mails ; pode muito bem responder enquanto essa janela está aberta. Um e-mail leva a um artigo que o lembra de outro artigo que seu amigo lhe enviou outro dia que você se esqueceu de ler. Você começa a ler e percebe que já são 2:28, e você reservou apenas uma hora para fazer a primeira coisa. (Deixe a ansiedade e a auto-repreensão)
Você não pode voltar no relógio para as 14h - ou fazer uma pausa enquanto recupera os 28 minutos perdidos de trabalho. O que você posso em vez disso, é reformular como você acha que a produtividade deve ser alcançada. Em vez de tentar (e falhar) para acompanhar o tempo, domine seu atenção —A capacidade de escolher quando e em que você deve (ou não) se concentrar.
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Por que o gerenciamento de tempo não resolve mais
'Contanto que definamos nosso caminho para a produtividade em termos de gerenciamento de tempo, sempre estaremos atrás da bola oito', diz Maura Thomas , um especialista em produtividade e autor de Gestão de Atenção .
De acordo com Thomas, existem duas razões principais pelas quais a gestão do tempo, como conceito, não se adapta a muitas pessoas. 'Primeiro, quando dizemos gerenciamento de tempo, temos a ilusão de que realmente temos controle sobre o tempo, quando na verdade não temos nenhum - o tempo passa, não importa o que você faça', explica ela.
Segundo, quando a maioria das pessoas pensa em administrar seu tempo, seu primeiro instinto é marcar um encontro com elas mesmas (às 9h, vou terminar minha análise trimestral; às 10h30, começarei a responder e-mails). A questão, como Thomas aponta, é que é fácil - o mais fácil - interromper um compromisso consigo mesmo. Quem vai impedi-lo?
O tempo ainda é necessário e importante, mas não deve ser a única coisa a que você acorrenta seu senso pessoal de produtividade. Thomas recomenda utilizar seu calendário apenas para coisas que tenham uma 'forte relação com o tempo'. São seus compromissos com outras pessoas, eventos, prazos de entrega de projetos.
Outras tarefas que tecnicamente não têm um prazo, pelas quais você não é realmente responsável perante outra pessoa, têm uma relação mais fraca com o tempo. Para esses casos, claro, você pode planejar trabalhar em algo às 15h, mas 'se você também não controlar sua atenção durante esse bloco de tempo, isso não importa', diz Thomas. 'Sempre que esse bloco de tempo terminar, a tarefa não será realizada se você também não gerenciar sua atenção.'
'Se administrar o tempo significa marcar compromissos com você mesmo no seu calendário, estamos falhando nisso, e sempre falhamos nisso', diz ela. 'Mas a razão de falharmos nisso agora é porque temos muitas distrações.'
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O que significa gerenciar sua atenção?
Por meio de sua pesquisa, redação e experiência no ensino de produtividade, Thomas chegou a definir o gerenciamento da atenção como 'uma coleção de comportamentos que lhe dão a oportunidade de reconhecer onde sua cabeça está, e [a capacidade] de mudar para o estado do cérebro que é mais relevante no momento. '
A gestão da atenção não está completamente divorciada do conceito de tempo ou gestão do tempo, uma vez que estão todos interligados. (Como Thomas admite, 'de certa forma, estamos falando sobre semântica, mas as palavras que usamos são poderosas.')
Mas, como conceito, seu objetivo é mudar sua compreensão e estratégia para Como as você se motiva : Em vez de se concentrar em tentar controlar o tempo, algo que ninguém pode controlar, você pode se concentrar em praticar o controle de sua atenção - algo que é muito viável (embora com prática e força de vontade). Resumindo, Thomas está determinado a lembrar às pessoas que elas não estão desamparadas e a capacitá-las a retomar o controle dos dias ocupados.
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Familiarize-se com sua própria capacidade de gerenciamento de atenção
Para entender o gerenciamento da atenção como um método de produtividade, primeiro temos que entender como a própria atenção funciona, tanto de forma ampla quanto pessoal. Vamos voltar aos 'estados cerebrais' que Thomas mencionou, ou aos 'quatro quadrantes' de atenção que ocupamos e entre os quais nos movemos em qualquer ponto do dia.
Ela diz, 'se categorizarmos vagamente os diferentes estados cerebrais em que poderíamos estar - é claro que há um número infinito - mas apenas em baldes gerais, eles são: 1) Reativo e distraído, 2) Focado e Atento, 3) Sonhar acordado ou Mind Wandering, e 4) Flow. '
1. Reativo e distraído
Este é o espaço livre em que a maioria das pessoas fica ao longo do dia, seja você um pai / mãe que fica em casa ou um consultor corporativo. Neste estado, você pode ser tentando para se concentrar, mas você ainda não tem controle sobre o que está ao seu redor e permanece à mercê de distrações: notificações por e-mail, pings do Slack, o telefone tocando, querendo ler um artigo legal, alguém passando pela sua mesa para fazer uma pergunta rápida, sentindo fome de um lanche, ou uma criança interrompendo uma tarefa enquanto você está trabalhando em casa .
'Estamos mudando de uma coisa para outra ... e estamos apenas fazendo várias tarefas - ou, mais precisamente, trocando de tarefas - ao longo do nosso dia', diz Thomas. Você pode iniciar um projeto com a intenção de ver até o fim, mas uma infinidade de distrações externas e internas tentações de procrastinar mantê-lo no estado reativo e distraído, o que, sem surpresa, não é o quadrante de gerenciamento de atenção ideal para obter produtividade ideal.
2. Focado e Atento
“Este segundo balde é uma espécie de pólo oposto”, diz Thomas. O estado focado e consciente é aquele em que você está se concentrando ativamente. Você está se esforçando para concentrar toda a sua atenção em uma tarefa (escrever e enviar um longo relatório por e-mail) ou talvez dedicando uma certa quantidade de tempo e concentração a um conjunto de tarefas (gastando tempo para enviar vários e-mails que você tem colocado fora).
De qualquer forma, Thomas diz, neste quadrante 'você está tomando medidas para garantir que não seja perturbado, você está ativamente empurrando para fora outros pensamentos que se insinuam e mantém sua atenção por um longo período de tempo em uma forma mais cognitiva tarefa exigente. '
Este é o espaço livre mais óbvio para se aproveitar para ser o seu eu mais produtivo e eficiente. Referências de Thomas Cal Newport , autor e professor associado de ciência da computação na Universidade de Georgetown, que popularizou o termo 'Trabalho Profundo' para descrever o tipo de trabalho que acontece neste estado.
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3. Sonhar acordado ou vagar pela mente
'É aqui que não estamos direcionando ativamente nossa atenção a nenhum lugar em particular, mas estamos resistindo ativamente às distrações', explica Thomas. 'Você deixa sua mente vagar e apenas ser , e você está intencionalmente dizendo 'não' para pegar o telefone para enviar uma mensagem de texto, ligar a TV ou até mesmo colocar um podcast. Thomas se refere a eles como momentos tranquilos ou momentos 'intermediários', em que você está esperando o ônibus, na fila para fazer um pedido em um café ou atravessando um estacionamento para pegar seu carro.
Pode parecer inofensivo, até inteligente - produtivo! - preencher esses momentos intermediários com atividade ou distração (por que não jogar alguns e-mails enquanto estiver no elevador?), E muitas vezes pode ser. Mas é importante encontrar o equilíbrio, porque é durante esses pequenos bolsões de mente vagando que todas as coisas boas acontecem.
“Este estado de devaneio é quando temos insights, quando temos ideias e quando nossa criatividade realmente surge”, diz ela. 'Você não pode comandar a si mesmo para ter uma visão, uma nova ideia ou resolver um problema. É apenas nesses momentos de silêncio que essas coisas podem acontecer. De alguma forma, chegamos à conclusão de que se não estamos fazendo, fazendo, fazendo, então não estamos sendo produtivos. Mas, na verdade, exatamente o oposto é verdadeiro. '
4. Fluxo
E, finalmente, há fluxo, o estado psicológico profundamente focado no qual seu cérebro funciona de maneira diferente do que em qualquer um dos outros três quadrantes. Este conceito psicológico foi reconhecido e nomeado pela primeira vez pelo psicólogo húngaro Mihály Csíkszentmihályi, e envolve a perda de si mesmo sem esforço na tarefa. 'O que significa quando você está no fluxo é que a parte do seu cérebro que se reconhece no tempo e no espaço (estou com fome, estou com frio, isso é chato, me pergunto se alguém gostou da minha postagem no Instagram) vai embora ', Diz Thomas. 'Você está totalmente imerso na tarefa em mãos; é a absorção total no que você está fazendo. '
Em outras palavras, mesmo sem perceber, você está na zona. O lugar mental perfeito para produtividade, certo? Mas há um problema: 'Você não consegue se controlar', diz Thomas, acrescentando, no entanto, que 'quando você permanece no foco e atenção plena por um longo período de tempo, pode ter sorte o suficiente para entrar em fluxo. '
“Esses são os quatro estados cerebrais nos quais podemos agrupar nossa atividade cerebral, e o gerenciamento da atenção, em última análise, é a capacidade de reconhecer em qual deles você está e, então, mudar conscientemente para aquele que melhor atendê-lo no momento”, diz ela.
Como gerenciar sua atenção
Se o primeiro passo para dominar o gerenciamento da atenção é cultivar a consciência de onde sua mente está em um determinado momento, o segundo é reconhecer qual estado do cérebro é ideal para a tarefa em questão - e então mudar intencionalmente para esse estado do cérebro a fim de obtê-lo feito.
É justo dizer que 'focado e atento' - não o estado 'reativo e distraído' mais prevalente - é um lugar mental ideal para se habitar em um dia agitado. Mas como você chega lá na primeira hora da manhã, quando está com sono e nevoeiro? Ou por volta do meio-dia, quando a pilha de tarefas em seu prato é oficialmente esmagadora? Ou por volta das 15h00 quando você está com fome, fica cansado e seus colegas de trabalho (ou família) estão atrapalhando? Você retoma o controle.
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'As pessoas me dizem que precisam fazer seu trabalho, mas [não podem porque] as pessoas continuam interrompendo-as. As pessoas são sempre vou interrompê-lo ', explica Thomas. 'A única maneira de você parar de ser interrompido é dizer às pessoas para pararem de interrompê-lo por um período de tempo.'
Como diz Thomas: A atenção é o antídoto para a distração. Em vez de permitir que as distrações o controlem, reconheça seu próprio arbítrio sobre elas. 'As duas técnicas mais críticas para [começar] controlar sua atenção são controlar seu ambiente e sua tecnologia', diz ela. Veja como.
Controle o seu ambiente
Uma maneira de fazer isso é criar sinais que comuniquem aos outros que você está tentando manter o foco. Pode ser um sinal literal de não perturbe; pode ser colocar fones de ouvido também; se você tiver um escritório ou área de trabalho separada, pode estar fechando a porta; ou pode ser todas as opções acima, se necessário. Seja qual for o sinal, seja explícito - não espere que só porque você tem fones de ouvido nas pessoas saiba que isso significa não perturbe. Você tem que dizer a eles, 'Thomas insiste. 'Quando meu sinal de não perturbe estiver alto, isso significa que não me incomode, a menos que seja realmente uma emergência. Esse é um exemplo de controle do seu ambiente. '
Não é realista esperar um sinal de 'não me incomode' durante todo o dia, mas Thomas recomenda desligar-se para se concentrar profundamente por, digamos, 20 minutos a cada hora, ou por cerca de 90 minutos duas vezes a dia. “A frequência e a duração dependem de você e depende da natureza do seu trabalho ou de quanto as pessoas ao seu redor precisam de você”, diz ela.
Controle sua tecnologia
Depois de criar um ambiente sem distrações, é hora de eliminar a distração final: seu dispositivo. Cada banner de notificação, número, ponto, ping, DM, é projetado para chamar sua atenção. Eles também fazem um bom trabalho, mas você tem mais controle do que pensa.
“A segunda etapa para controlar o ambiente e a atenção é fechar o e-mail ou entrar no modo offline ou não perturbe”, aconselha Thomas. Sim, mesmo se a tarefa em que você está trabalhando for o e-mail.
'Se eu tiver 50 [e-mails] para responder, a única maneira de fazer isso é impedir que novas mensagens cheguem', diz ela. 'Caso contrário, não irei chegar aos 50 existentes, porque responderei ao primeiro e então haverá um novo (e um novo e um novo).' Volte sua atenção apenas para novos e-mails após você respondeu às mensagens existentes que decidiu responder.
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Em seguida, oculte seu telefone - e 'qualquer coisa ao seu redor que zumba, apite, vibre ou chame sua atenção', diz Thomas. Coloque-o em Não perturbe, silencioso e voltado para baixo - ou melhor ainda, longe da vista em algum lugar. 'Estudos mostram que apenas a presença de nosso telefone nos distrai, mesmo que ele esteja desligado e virado para baixo.' (Não entre em pânico, você pode verificar seu telefone e e-mail e bate-papos do Google e Twitter e tudo mais quando seu período de foco designado terminar.)
Se você é alguém que gosta barulho de fundo , tenha cuidado com o que você escolhe ouvir. Você pode pensar em um podcast, O escritório reprises ou rap ajuda você a se concentrar, mas pode ser o oposto.
'Todo mundo é diferente, mas estudos mostram que, em geral, isso distrai demais. A coisa que mais distrai as pessoas é o som das vozes de outras pessoas ', diz Thomas. 'Se você realmente quer barulho, faça barulho: música clássica, sons das ondas do mar, o chilrear dos grilos ou o crepitar do fogo.'
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Divida as tarefas e designe pontos de parada
Quando você decidir que é hora de fazer uma tarefa e tiver eliminado possíveis interrupções, faça essa tarefa 'até que termine ou até chegar ao ponto de parada que determinou antes de começar'. É aqui que o tempo e a atenção andam de mãos dadas.
Se for uma grande tarefa, divida-a em partes alcançáveis, e a conclusão das quais se tornará seus pontos de parada designados. Concentre-se em cada um com toda a atenção até que tenham terminado. Ou defina um cronômetro e decida que vai direcionar toda a sua atenção para completar o que puder nesse período de tempo.
Comece a reformar velhos hábitos
Esta etapa é sobre praticar os hábitos acima para tornar o foco de sua atenção uma segunda natureza.
'As pessoas me perguntam muito, & apos; Somos viciados em nossos dispositivos? & Apos; Não sou psicólogo, mas o que posso dizer é que nossa tecnologia cria hábitos de propósito ', diz Thomas. 'Todos os aplicativos em nossos telefones ... são projetados para roubar nossa atenção.'
Mudar de tarefa para tarefa ou ceder à tentação de limpar uma notificação, verificar um texto, ligar a TV em busca de ruído de fundo - tudo se tornou parte da nossa vida diária. Somos essencialmente treinados para nos distrairmos o tempo todo. 'Nós nos habituamos à distração', acredita Thomas.
Ao mitigar os desvios de atenção, 'você se acostuma mais a longos períodos de tempo sem [eles] e começa a desenvolver sua capacidade de permanecer focado por mais tempo', diz ela. 'Assim como a distração está prejudicando sua capacidade de atenção, controlar essas distrações aumenta sua capacidade de atenção. [Eventualmente], em vez de trocar a cada poucos minutos, você terá mais capacidade de escolher quando trocar. '
'Nosso fracasso em alcançar as coisas mais importantes para nós - que é como eu defino produtividade - não é porque não temos tempo suficiente durante o dia', conclui Thomas. 'Nós nos comportamos como se estivéssemos completamente desamparados para todas as coisas ao nosso redor, quando na verdade, não estamos. Para mim, essa é a mensagem mais importante e pela qual sou mais apaixonado ... Realmente quero que as pessoas entendam que você tem controle sobre sua atenção. Bem, talvez você não faça isso agora, mas você pode. '
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